Privacy beleid

Privacy beleid

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Door deze verordening krijgen mensen meer mogelijkheden om voor zichzelf op te komen bij de verwerking van hun gegevens. Hun privacyrechten worden namelijk versterkt en uitgebreid.

Gelet op de verplichtingen van de AVG heeft VV Delfstrahuizen haar eigen privacy beleid en multimedia beleid vastgesteld (zie hierna).

Dit is de privacyverklaring van voetbalvereniging Delfstrahuizen gevestigd te Delfstrahuizen ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 40001917, hierna te noemen: `VV Delfstrahuizen`.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van VV Delfstrahuizen
Graag je aandacht voor de nieuwe wetgeving AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) die sinds 25 mei 2018 actief is. Deze wetgeving gaat over jouw persoonsgegevens en wat wij ermee doen.

VV Delfstrahuizen wil graag je toestemming voor het verwerken van je persoonsgegevens als je:

  • Lid bent;
  • Ingeschreven wilt worden als lid;
  • Vrijwilliger of medewerker bent of wilt worden;
  • Sponsor bent of wilt worden;
  • Toeleverancier bent;

Bewust of onbewust deel je persoonsgegevens met ons. Wij vinden het van belang dat er zorgvuldig wordt omgegaan met jouw persoonsgegevens. Daarom hebben wij in dit statement voor je uiteengezet hoe wij met jouw persoonsgegevens omgaan en welke rechten jij hebt. Heb je vragen naar aanleiding van het lezen van dit statement, stel je vraag dan gerust per e-mail aan: penningmeester@vvdelfstrahuizen.nl

Wie zijn wij en wie ben jij
Wij zijn VV Delfstrahuizen, opgericht in 1934 en als vereniging ingeschreven in het register van de Kamer van Koophandel onder nummer 40001917 met als vestigingsadres: De Kampen 1 te (8508 RR) Delfstrahuizen. Wij zijn te bereiken via het emailadres info@vvdelfstrahuizen.nl en via ons algemeen telefoonnummer 0514-541000. Via onze website www.vvdelfstrahuizen.nl zijn meer contactgegevens te vinden.

Jij bent lid, medewerker, vrijwilliger, sponsor of toeleverancier van VV Delfstrahuizen. Daar waar wij jou als lid aanspreken bedoelen we bij minderjarigheid ook je ouders, voogd of verzorger mee.

Begrip
Wij vragen als vereniging, die volledig gedragen wordt door vrijwilligers, jouw begrip voor onze eventuele tekortkomingen in kennis, daadkracht en financiële middelen om jou adequaat te kunnen voorzien van informatie over jouw gegevens binnen onze gegevensverwerking. Zodra zich echter tekortkomingen voordoen zullen wij deze terstond op proberen te lossen waarbij wij te allen tijde de bescherming van de persoonsgegevens zullen waarborgen. Deze bepaling doet echter niets af van de wettelijke mogelijkheden die jij hebt en je zonder beperkingen op kunt beroepen.

Aanvullingen en afwijkende afspraken
Ben je medewerker, vrijwilliger, leverancier, sponsor of deelnemer aan een door de VV Delfstrahuizen georganiseerde activiteit? Dan gelden naast de hiergenoemde zaken mogelijk ook aanvullende en afwijkende afspraken. Kijk in dat geval voor meer informatie in onze overige AVG-documentatie die wij via de website beschikbaar stellen.

Daar waar deze voorwaarden geen uitsluitsel geven is de wet AVG bepalend.

Algemeen
Wij hechten veel waarde aan de bescherming van jouw persoonsgegevens. In onze privacy policy willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met jouw persoonsgegevens en die van anderen. Wij doen er alles aan om jouw privacy en die van de kinderen te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. VV Delfstrahuizen houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder maar niet uitsluitend de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • De persoonsgegevens uitsluitend verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze aan ons zijn verstrekt, deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze toelichting;
  • Verwerking van de persoonsgegevens beperkt is tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • Vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens of die van het kind;
  • Passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van de persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • Geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor de uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt, zoals het innen van de contributie of het aanmelden voor KNVB-wedstrijden etc.;
  • Op de hoogte zijn van jouw rechten omtrent jouw persoonsgegevens en je hierop willen wijzen en deze respecteren.

Als VV Delfstrahuizen zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacy policy, of in algemenere zin, vragen hierover hebt of contact met ons wenst op te nemen kan dit via e-mail: penningmeester@vvdelfstrahuizen.nl. 

Aanmelden en lidmaatschap
Het inschrijven en je aanmelden als lid van VV Delfstrahuizen kan per 1 januari 2019 uitsluitend digitaal via het online aanmeldformulier. Wij hebben hiervoor gekozen om jouw gegevens op een veilige manier te kunnen ontvangen en te verwerken in onze administratie.

Wij verwerken onderstaande gegevens van onze leden zolang als daartoe de wet voorschrijft of hier vanuit de KNVB een verplichting op ligt. In onderstaande tabel kan je snel en eenvoudig terugvinden met welk doel we welke persoonsgegevens van jouw verzamelen.

Persoonsgegevens

Doel

KNVB

Boekhouding

Voornaam (inclusief initialen)

Hebben we nodig zodat we niet iedereen ‘hey’ hoeven te noemen.

Ja

Ja

Achternaam (incl. tussenvoegsel)

Omdat er wel heel veel met dezelfde voornaam zijn. En hier bedoelen we ook het tussenvoegsel mee.

Ja

Ja

Adresgegevens

Dit zijn je straatnaam, huisnummer, postcode en woonplaats. We willen graag weten waar je woont zodat we bijvoorbeeld bij calamiteiten je familie kunnen bereiken. Maar ook voor het versturen van post zoals facturen en/of de clubkrant.

Nee

Ja

Telefoonnummer

Heb je zelf geen (mobiel)nummer, geef dan je thuisnummer door of het mobiele nummer van je ouders, voogd of verzorger. Dit hebben we nodig om snel contact te zoeken bij calamiteiten of plotselinge wijzigingen.

Ook wordt je mobiele nummer gebruikt voor de groepsapp van het team en/of de ouder groepsapp van het team. Op die manier kan snel informatie gedeeld worden over wedstrijden en trainingen, zodat je niet voor niets op het veld staat bij een afgelasting of wijziging, Wij vragen er bij de inschrijving wel toestemming voor maar hier ben je echter zelf verantwoordelijk voor en kun je je ook altijd en per direct bij je trainer en/of leider voor uitschrijven.

Nee

Ja

E-mailadres

Een e-mailadres is verplicht. Niet alleen wij willen je op deze manier kunnen bereiken, maar het is ook vanuit de KNVB verplicht inzake tuchtzaken. Dit wordt niet meer per post afgehandeld maar per e-mail. Wij gebruiken het e-mailadres om je te informeren over clubzaken.

Voor de nieuwsbrief die wij een paar keer per jaar (gaan) versturen kun je je altijd afmelden.

Afmelden van die nieuwsbrief mag maar raden wij af, omdat we je dan niet meer optimaal kunnen informeren over clubaangelegenheden.

Ja

Ja

Geslacht

Voor het samenstellen van de teams is het nodig om te weten of je een jongen/man of meisje/vrouw bent. Ook de KNVB wil bij het indelen van de teams kunnen aangeven of het om een heren-, damesteam of gemengd team gaat. Dit kan bijvoorbeeld weer gebruikt worden om de kleedkamerindeling in orde te krijgen zodat dames/meisjes en heren/jongens gescheiden kunnen omkleden en douchen.

Ja

Ja

Geboortedatum

Zodat je bij leeftijdsgenoten kunt spelen en de contributiebedragen kunnen worden vastgesteld. Vanuit de KNVB is er tevens een verplichting dat bij wedstrijden kinderen uit dezelfde leeftijdscategorie tegen elkaar uit dienen te komen. Er kan dispensatie aangevraagd worden.

Ja

Ja

Bij minderjarigen:

gegevens ouder, verzorger, voogd

Indien je minderjarig bent, jonger dan 18 jaar, dan moet één van beide ouders, verzorgers of voogd voor jou toestemming geven.

Wij hebben dan de naam van de ouder, verzorger of voogd nodig en zijn of haar hoedanigheid. De toestemming en de gegevens worden door ons altijd gecontroleerd.  

Ja

Ja

KNVB-nummer

Dit is je KNVB-lidmaatschapsnummer voor het leven. Hiermee weten we zeker over welke speler het gaat bij correspondentie met de KNVB en voor transfers naar andere clubs. Dit nummer kun je zelf niet opgeven dat krijg je automatisch van de KNVB.

Ja

Ja

Bankgegevens

Voor het automatisch kunnen incasseren van de contributie en/of verschuldigde KNVB boetes hebben wij een bankrekeningnummer nodig waar we het bedrag van af kunnen schrijven. Daarbij dien je ons een machtiging te geven voor automatische incasso.

 

Nee

Ja


Afmelden lidmaatschap en beëindigen van de relatie
Wil je het lidmaatschap of andere relatie die je met ons hebt beëindigen dan zullen wij ervoor zorgen dat je gegevens onherroepelijk verwijderd worden uit onze administratie. Daar waar wettelijke verplichtingen liggen of de verplichting vanuit de KNVB wordt opgelegd zullen wij zorgdragen voor het aanleveren van gegevens aan een eventuele andere voetbalclub indien van toepassing. Het moment van het definitief verwijderen van jouw gegevens wordt bepaald door de wettelijke verplichtingen waaraan wij gehouden zijn. Wij zijn als vereniging verplicht om onze financiële administratie met de bijbehorende gegevens 7 jaar te bewaren (fiscale bewaarplicht).

Inzage, correctie en verwijdering van persoonsgegevens
Je hebt het recht VV Delfstrahuizen te verzoeken om inzage in je persoonsgegevens (tenzij VV Delfstrahuizen op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) niet gehouden is deze inzage te verschaffen) en om jouw gegevens te laten aanvullen, verwijderen of af te schermen. Je dient je bij een dergelijk verzoek te identificeren. Indien je wenst dat jouw gegevens verwijderd worden, zal VV Delfstrahuizen deze verwijdering doorgeven aan alle andere organisaties die de betreffende gegevens van VV Delfstrahuizen hebben ontvangen.

Beveiliging persoonsgegevens
VV Delfstrahuizen treft passende maatregelen om jouw persoonsgegevens te beveiligen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, publicatie en onrechtmatige verwerking. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot jouw gegevens, dat de toegang tot de persoonsgegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.

Bij een geconstateerd datalek doen wij altijd aangifte bij de autoriteit persoonsgegevens via:
https://autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/onderwerpen/beveiliging/meldplicht-datalekken

Naast de technische en organisatorische maatregelen om jouw persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking hebben wij tevens de volgende maatregelen genomen:

  • Alle natuurlijke- en rechtspersonen die namens VV Delfstrahuizen van de gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan welke in een geheimhoudingsverklaring met betreffende personen en instituten is vastgelegd.
  • We hanteren een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op alle gegevens kritische systemen;
  • We pseudonimiseren en zorgen waar mogelijk voor de encryptie van persoonsgegevens als daar aanleiding toe is;
  • Wij maken back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten;
  • We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen;

Functionaris gegevensbescherming
VV Delfstrahuizen is verplicht een functionaris gegevensbescherming aan te stellen. Deze functie wordt vervuld vanuit het penningmeesterschap aangezien daar de verwerking van de gegevens plaatsvindt.

Minderjarigen
Indien je je als minderjarige wenst te registreren dien je hiertoe expliciete toestemming van je ouder of voogd te overleggen.

Cookies
Een cookie is een klein tekstbestand die met de pagina’s van een websites wordt meegestuurd en door de browser op je computer, tablet of mobiele telefoon wordt opgeslagen. We gebruiken cookies om je meer service te bieden bij het bezoeken van onze websites, die daardoor makkelijker worden in gebruik. Cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat je ingelogd kan blijven op een website of dat je voorkeuren, zoals locatie- en taalinstellingen, worden onthouden. We kunnen dankzij cookies zien hoe vaak onze websites - en welke pagina’s - door bezoekers worden bekeken.

Voor het plaatsen van bepaalde cookies moet je eerst toestemming geven, voordat deze cookies mogen worden gebruikt. Deze toestemming is niet nodig indien en voor zover het technisch noodzakelijke (functionele) cookies en analytische cookies betreft, in de zin van de toepasselijke wetgeving, zoals artikel 11.7a lid 3 Telecommunicatiewet en de ePrivacy Verordening. Je kunt je toestemming voor cookies altijd weer intrekken, door je internetinstellingen te wijzigen. Meer informatie omtrent het in- en uitschakelen en het verwijderen van cookies kan je vinden in de Help-functie van je browser.

Links naar andere websites
De website kan links naar andere websites bevatten. Deze Privacyverklaring is alleen van toepassing op de websites van VV Delfstrahuizen. Andere websites kunnen hun eigen privacy beleid hanteren. VV Delfstrahuizen raadt u aan om voor het gebruik van andere websites altijd de betreffende privacyverklaring van die websites te raadplegen.

Juistheid gegevens
Jijzelf blijft als lid of relatie van VV Delfstrahuizen verantwoordelijk voor het aanleveren van de juiste gegevens. Indien gegevens wijzigen, dan geef je deze wijzigingen aan ons door zodra deze bij jou bekend zijn. Indien wij over onjuiste gegevens beschikken doordat deze onjuist aan ons verstrekt zijn kunnen wij daar nooit verantwoordelijk voor gehouden worden. De plicht voor de aanlevering van de juiste gegevens licht geheel bij het lid, de ouders, verzorgers of voogd.

Wijziging van het privacy beleid
VV Delfstrahuizen past haar privacy beleid van tijd tot tijd aan om deze up-to-date te houden. Op de websites zal steeds de meest recente versie van onze privacyverklaring worden opgenomen. VV Delfstrahuizen raadt je dan ook aan de privacyverklaring regelmatig te raadplegen. Bij belangrijke wijzigingen zal VV Delfstrahuizen er alles aan doen om jou per e-mail en via de websites te informeren.

Contactgegevens
Indien je vragen hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens of VV Delfstrahuizen wilt verzoeken tot inzage, correctie en/of verwijdering van jouw persoonsgegevens, kun je contact opnemen via onderstaande contactgegevens:

Verantwoordelijke:        Kevin Tinga
E-mail:                            penningmeester@vvdelfstrahuizen.nl
Telefoonnummer:         0651032443

Klacht over de verwerking van uw Persoonsgegevens
Natuurlijk helpen wij jou ook graag verder als je een klacht hebt over de verwerking van jouw persoonsgegevens. Op grond van de AVG heb je bovendien het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens over onze verwerkingen van jouw persoonsgegevens. Je kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens via:
https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/zelf-doen/privacyrechten/klacht-indienen-bij-de-ap

Protocol gebruik beeldmateriaal
VV Delfstrahuizen hanteert een protocol voor het plaatsen van beeldmateriaal zoals foto’s en video’s op de website van VV Delfstrahuizen en op social media zoals bijvoorbeeld facebook, twitter en groeps-Whatsapp van de vereniging.
In dit protocol kunt u de regels lezen, waaraan VV Delfstrahuizen zich houdt als het gaat om beeldmateriaal van onze leden, begeleiders en andere betrokkenen.

Gebruik website/social media
VV Delfstrahuizen beheert de website www.vvdelfstrahuizen.nl

  • Deze website heeft tot doel informatie te verstrekken over de vereniging, de trainingen en de evenementen die VV Delfstrahuizen organiseert. Deze informatie is bestemd voor leden, ouders/verzorgers van jeugdleden, externe contacten en belangstellenden.
  • Het auteursrecht ten aanzien van de inhoud van de website berust bij VV Delfstrahuizen. Het is niet toegestaan de inhoud van de website geheel of gedeeltelijk openbaar te maken en/of in enige vorm of op enige wijze te verveelvoudigen zonder voorafgaande toestemming van het bestuur van de vereniging.
  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en op sportpark De Kampen mogen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
  • Er worden geen foto’s van individuele (volwassen)leden geplaatst op de website van VV Delfstrahuizen, als hier tegen bezwaar is gemaakt.
  • Er worden geen foto’s van individuele kinderen geplaatst op de website van VV Delfstrahuizen, als de ouders/verzorgers hier tegen bezwaar hebben gemaakt.
  • Achternamen kunnen worden vermeld. Als de betreffende persoon het hiermee niet eens is, wordt de achternaam alsnog verwijderd.
  • Er worden geen adressen en telefoonnummers genoemd anders dan van diegene met een functie voor VV Delfstrahuizen, zoals leden van het bestuur, vrijwilligers, begeleiders en trainers.
  • Als leden en/of ouders/verzorgers problemen hebben met het gebruik van beeldmateriaal, dan zal in overleg met deze persoon besloten worden dit beeldmateriaal te verwijderen.
  • Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden die bezwaar hebben tegen het gebruik van beeldmateriaal, dan wel beeldmateriaal van hun kind(eren), dienen dit schriftelijk kenbaar te maken bij het bestuur. Dit bezwaar wordt in de ledenadministratie opgenomen, zodat hiermee vervolgens rekening gehouden kan worden. Dit bezwaar kan altijd weer worden herroepen.
  • Het bestuur is eindverantwoordelijk voor de eigen VV Delfstrahuizen website, facebook-pagina en andere eigen social media.

Maken van foto en video opnames

  • Tijdens alle activiteiten door de vereniging georganiseerd binnen de eigen accommodatie en eigen sportterrein kunnen foto- en video-opnames gemaakt worden door leden en/of verzorgers van leden of uitgenodigde pers.
  • Mogelijke omstandigheden waarbij opnamen gemaakt kunnen worden, zijn:
    • Trainingen;
    • Door de vereniging georganiseerde evenementen;
    • Door derden georganiseerde evenementen waar een groep leden deelneemt;
    • Wedstrijden en (officiële) toernooien;
    • Overige verenigingsactiviteiten.
    • Het is niet toegestaan foto’s en of video opnames te maken in kleedruimten.

Bewaking privacy gebruik van opnamen

  • Voor zover de opnamen louter voor eigen gebruik zijn bedoeld en het een persoon uit het eigen gezin betreft, gelden geen nadere bepalingen. De vereniging aanvaard geen enkele aansprakelijkheid hiervoor.
  • Voor opnamen die bedoeld zijn of gebruikt worden voor publicatie op onze eigen website wordt vooraf geen toestemming gevraagd aan betrokkenen, noch worden zij hierover ingelicht.
  • In alle andere gevallen van foto- en video-opnames dient goedkeuring te worden verkregen van het bestuur van de vereniging.
  • Leden en/of ouders/verzorgers van jeugdleden, die bezwaar hebben tegen het maken van opnames in algemene zin, kunnen dit bezwaar, met redenen omkleed, kenbaar maken bij het bestuur.

Sancties
Bestuursleden, begeleiders, coaches en trainers hebben een voorbeeldfunctie als het gaat om het gebruik van beelddragers. Zij dienen te allen tijde te handelen naar dit protocol. Indien zich een incident voordoet, zal het bestuur hier zorgvuldig mee omgaan. Afhankelijk van de ernst van het incident zal het bestuur disciplinaire maatregelen treffen of desnoods het incident melden aan de betreffende instanties. Betrokken ouders/verzorgers worden direct geïnformeerd.

Tot slot
In gevallen waarin dit reglement niet voorziet alsmede in twijfelgevallen beslist het bestuur.

Dit multimedia protocol is op 21 december 2018 vastgesteld door het bestuur van de VV Delfstrahuizen en is ter inzage opgenomen op de website van de vereniging.

Delen

voeg je eigen gadgets toe aan deze pagina!